Etikett för affärsmöten

Arbetar du för ett företag som har ofta möten? Undrar du någonsin vad du ska göra och vad som anses vara korrekt beteende vid dessa sammankomster? Fruktar du att närvara vid mötena för att du är rädd att du kan begå en faux pas som kan äventyra din position eller möjligheter till framsteg?

Vanligtvis förbehåller sig chefer, teamledare eller företagsledare rätten att inleda affärsmöten när de känner behov. Oavsett om de är regelbundet schemalagda evenemang eller kallas för ett visst syfte, bör alla närvarande följa riktiga riktlinjer för affärsetikett.

Ledare

Innan mötet är det viktigt att ha allt ordnat så att du inte slösar bort någons värdefulla tid. Du vill att det ska gå så smidigt och enligt schema som möjligt men ändå lämna tid för frågor och feedback om möjligt. Nyckeln är att visa respekt för alla inblandade.

Här är några rekommenderade riktlinjer:

• Ha en skriftlig dagordning med en logisk sekvens och realistiska tider. Om tid och resurser tillåter, skicka kopior till alla som kommer att delta.
• Skicka en inbjudan till potentiella deltagare med så många detaljer om mötet som möjligt, inklusive plats, starttid, vad du ska ta med och sluttid.
• Börja med en vänlig hälsning och låt alla veta när det är okej att ställa frågor.
• Ha vatten vid podiet eller framför rummet och smutta på det mellan ämnen eller när någon annan talar.
• Du behöver inte skriva ner ditt tal ordligt, men du bör åtminstone ha punktpunkter i dina anteckningar. Om du inte gör det kan du hoppa runt från ett ämne till ett annat och tappa koll på vad du behöver säga. Detta kan få dig att slösa tid och låta deltagarna undra över poängen med mötet.
• Var medveten om dina deltagares kroppsspråk. Om du ser att människor tappar intresset, pausa och kontrollera dig själv för att se till att du inte upprepar information eller spenderar för mycket tid på något som inte är relevant.
• Ha några anekdoter för att hålla mötet intressant. Undvik dock att berätta olämpliga skämt som till och med har en antydan till sexism, rasism eller något annat som kan förolämpa andra.
• Stjäl aldrig andras idéer och kalla dem dina egna. Ge alltid krediter till andra för idéer och framgångsrika uppgifter.
• Även om det är okej att röra sig lite, gå inte fram och tillbaka över framsidan av rummet. Detta gör att du verkar nervös.
• Under tystnadsfrågan ska du vara tyst tills den som frågar slut innan du svarar. Om du inte förstår frågan, be honom eller henne att upprepa den eller förklara frågan ytterligare.
• Om någon verkar arg eller fientlig, håll dig lugn och be personen diskutera detta med dig vid ett senare tillfälle.
• Avsluta mötet tidigt om möjligt. Det är bättre att det är kortare än att förlora uppmärksamheten hos de närvarande.

Deltagare

Alla som kallas till mötet bör delta om inte omständigheterna tillåter det. Om du känner till mötet i förväg, överväg att ta extra tid med din personliga grooming för att visa respekt för alla handledare som deltar. Klä dig på lämpligt sätt för affärsnivån.

Tips för mötesuppgifter:

• Om du blir ombedd att skicka ett bekräftelsemeddelande gör du det så snart du går in i mötet i din kalender.
• Visa upp i tid. Kom dit några minuter om möjligt.
• Kontrollera din mobiltelefon och se till att den är på tyst eller avstängd. Du ska aldrig skicka textmeddelanden under ett möte såvida inte ledaren ber dig om en specifik person.
• Om förfriskningar serveras är en dryck acceptabel. Men om inte alla andra äter, vänta tills mötet är över för att ta ett mellanmål.
• Om detta är ett lunchmöte, ta med maten till bordet och ät den så tyst som möjligt och utan att uppmärksamma dig själv.
• Prata inte eller byt anteckningar med andra deltagare. Detta är mycket störande och kan ge intryck av att du inte tar ditt jobb tillräckligt seriöst för att vara noga med vad som diskuteras.
• Om du uppmanar dig ska du svara så direkt som möjligt. När du inte vet svaret, be om ursäkt och var ärlig. Inget svar är bättre än fel.
• Tacka talaren efter mötet.
• Dröja inte längre i mötesrummet än nödvändigt. Att umgås kommer att få dig att se ledig och du vill inte att chefen ska tro att du använder mötet för att undvika dina uppgifter.

Möten i en restaurang

Ibland kallas ett lunchmöte och det kan hållas på en restaurang. Även om detta inte är på kontoret, kom ihåg att du fortfarande är på jobbet.

Ytterligare mötetips för restaurangmöten:

• Glöm aldrig dina bordssätt.
• Hantera måltidsolyckor med nåd och bra sätt.
• Använd rätt redskap. Om du är osäker på vilken gaffel som passar varje kurs, följ den som leder mötet.
• Om du är på en bufférestaurang, känn rätt sätt att hjälpa dig själv.
• Följ riktiga riktlinjer för att äta fingermat.