Hur prioriterar du dina uppgifter?

Så du har alla dessa saker att göra varje dag och din att göra-lista är full - hur vet du vad du ska göra första, andra och tredje?

Nästan alla känner att de har för mycket att göra och för lite tid att göra det. Ofta kommer den överväldigade känslan från en oförmåga att prioritera alla dessa till synes pressande uppgifter. Om du känner att din att göra-lista växer längre för minut och du inte ens vet var du ska börja, här är hur du identifierar, utvärderar och prioriterar dina uppgifter.

1. Gör en lista

Innan du försöker sortera dina skyldigheter i ordning efter betydelse, ta dig tid att sammanställa en omfattande lista över allt du behöver eller vill åstadkomma. Dela upp din lista i avsnitt för olika typer av uppgifter. Dessa kategorier kan inkludera:

Dagliga eller veckovisa uppgifter

Dessa är vardagliga "uppgifter" som kan vara personliga (måltidsplanering och matinköp) eller arbetsrelaterade (veckomässigt lagmöte.) Om du redan följer en daglig rutin kommer du att känna till dessa uppgifter; om du inte gör det är det här en bra tid att skapa en. Vad du inkluderar kan variera - vissa människor ser inget behov av att påminna sig om att kontrollera e-post eller köpa mat, men andra kommer att uppskatta de strukturerade påminnelserna om att utföra vissa åtgärder vid vissa tider eller vissa dagar.

Uppgifter med tidsfrister

Dessa måste uppenbarligen göras vid ett visst datum och kräver förberedelse i förväg. Exempel kan vara en skolpapper om tre veckor eller en fest som du planerar i sex månader framöver. Dessa typer av uppgifter - ofta kallade projekt - kan senare delas upp i mindre komponenter - till exempel "skrivpapper" kan delas upp i att läsa relevanta böcker, organisera dina anteckningar, skriva en kontur, skriva det första utkastet och så på.

Återkommande uppgifter

Dessa förekommer inte dagligen eller veckovis, men de är inte heller engångsprojekt. Återkommande uppgifter kan inkludera tandläkartider eller göra dina kvartalsskatter.

Självmotiverade, nödvändiga uppgifter

Det här är uppgifter eller projekt som du vet att du måste göra, men ingen kommer att göra dig. De har sällan, om någonsin, en inbyggd tidsgräns. Fundera på att förbättra din webbplats för småföretag eller hitta en ny primärvårdsleverantör.

Självmotiverade, inte nödvändiga uppgifter

Det här är de roligare aktiviteterna som ändå tenderar att falla vid vägkanten när andra, mer uppenbarligen nödvändiga uppgifter tränger ut dem. Tänk att läsa för nöjes skull eller arbeta med hobbyer.

Någon gång uppgifter

Dessa uppgifter hänger längst ner på din att göra-lista eller bakom dig, men de behöver vanligtvis inte göras snart eller någonsin. Exempel: måla dina element.

2. Organisera din lista

När du väl har listat allt kan du ta reda på vad du ska göra först och ordna ditt schema. (Hur du fysiskt gör detta - på ett pappersark, en planerare, en app, en onlinekalender eller på annat sätt - betyder mindre än att du väljer en metod som fungerar för dig och som du kommer att använda.) Här är några kriterier för att tänka på:

Brådskande eller viktigt

Alla uppgifter kan sorteras i en av fyra kategorier. Brådskande och viktiga uppgifter bör göras först så snart som möjligt. brådskande men inte viktiga uppgifter kan delegeras om möjligt, men om inte, bör ditt schema innehålla tillräcklig flexibilitet och extra tid för att tillgodose dem när de dyker upp; Viktiga men inte brådskande uppgifter bör planeras i god tid så att de inte blir brådskande. uppgifter som varken är viktiga eller brådskande kan potentiellt elimineras, men om du gillar dem bör de arbetas in i ditt schema så att de inte blir trånga av mer krävande skyldigheter.

Bedöma värde

Du kan bedöma värdet av en uppgift på flera sätt. Man kan vara om andra människor påverkas och hur viktiga dessa människor är för dig (din chefs godkännande och välbefinnandet för barn som är beroende av att du är viktigare än, säg, åsikterna från en grupp främlingar du enades om för att delta i ett möte.) Du kan också tilldela högt värde till uppgifter som du ser lönar sig på lång sikt, eller som du helt enkelt tycker är givande.

En referens du troligen kommer att stöta på när du läser om prioritering av uppgifter är 80-20-regeln eller Pareto-principen, som säger att 80% av effekterna kommer från 20% av orsakerna. Det här kanske eller inte visar sig vara sant för dig, men det är en bra påminnelse att identifiera vad du faktiskt spenderar tid på och vilka av dina ansträngningar som lönar sig.

Tidpunkt och flexibilitet

Ett fungerande schema möjliggör ändringar och känner igen tidsbegränsningar. Var realistisk när du prioriterar och planerar dina dagar. Om du är osäker, överskatta den tid en viss uppgift tar.

Om två uppgifter ska ske samtidigt beror det på hur du fungerar bäst att välja vilken du vill börja med. Vissa människor föredrar att få den enklare uppgiften ur vägen för att koncentrera sig på den mer komplexa; andra kommer att känna sig trygga om de börjar med den svårare uppgiften först och får göra något av eller allt innan de går vidare. Kom ihåg att du inte behöver ta på dig en uppgift eller ett projekt från början till slut innan du går vidare till nästa - om du självklart inte tycker att det ökar din produktivitet att arbeta på det sättet.

Begränsa dina dagliga måsteuppgifter till högst tre. Dagen kan också innehålla mindre uppgifter som är mer rutinmässiga eller av mindre betydelse eller brådskande, men att ladda upp större uppgifter kommer troligen att leda till stress och besvikelse.

Kom ihåg att prioriteringar kan förändras - om din chef behöver att du gör något nu kommer din tidigare första prioritet troligen att stöta ner till den andra. Det är desto mer anledning att bygga mer tid i ditt schema för att möjliggöra flexibilitet.

3. Gruppuppgifter

Batching-uppgifter är ett av de mest effektiva och effektiva sätten att få de gnagande, gör-hela tiden-uppgifterna. Batching betyder helt enkelt att du arbetar med samma typ av uppgift om och om igen innan du byter till något annat. Det första steget är att identifiera uppgifter du gör om och om igen och sedan skapa ett enkelt arbetsflöde för dem att följa. Sedan hanterar du dessa uppgifter samtidigt med det arbetsflödet.

Batching kräver slutförande av liknande uppgifter som kräver liknande resurser i "batcher" för att förbättra effektivitet och produktivitet. Här är några exempel:

• Betala alla dina räkningar samtidigt
• Öppna all din e-post en gång i veckan och åtgärda den snarare än att låta den staplas upp varje dag och aldrig komma till den

Batching gör att du kan komma in i ett spår som gör samma uppgift om och om igen så att du inte behöver slösa tid på att räkna ut instruktioner eller vad du ska göra nästa.

4. Eliminera uppgifter

När du väl har listat alla dina uppgifter och sorterat dem från det viktigaste till det minsta blir det tydligt vilka uppgifter som finns längst ner i listan. Dessa kan ibland delegeras till någon annan, men om det inte är möjligt måste du bestämma om du vill schemalägga en tid för dem eller eliminera dem.

Du kan ha uppgifter på din lista som du inte behöver eller ens vill göra, men du kände dig pressad att lägga till någon gång (gå till gymmet, gå i en bokklubb.) Dessa kan elimineras helt.

Slutligen är det möjligt att helt enkelt ha för mycket att göra - om du inte kan få allt gjort, utvärdera din arbetsbelastning för att avgöra om du bara behöver lite mer övning för att prioritera eller om du måste berätta för någon att du inte längre kan fortsätta göra en viss uppgift.