Hur hanterar du din e-post i 5 steg?
Att lära sig att hantera din e- post är en överraskande skrämmande organisatorisk uppgift eftersom du inte bara kan organisera e-post visuellt; du måste läsa och röra vid varje dokument för att arkivera eller kassera. Som sagt, det bästa sättet att börja är att hoppa in och göra det nu.
- 01
Dumpa skräp
Minska mängden e-post du får genom att stoppa tillströmningen av skräppost.
Avsluta prenumerationen på alla kataloger - ja, alla. Du hittar deras innehåll redan online. De flesta har finstilta med instruktioner för att avsluta prenumerationen, eller så kan du göra det online. Om du minskar mängden skräppost du får minskar den tid du spenderar på att hantera din post. Det är också bra för miljön.
När du har avslutat prenumerationen på allt kommer din brevlåda vara lyckligt fri från skräppost ett tag, men den kommer långsamt att ackumuleras igen. Fortsätt att ta bort dig själv från e-postlistor fortlöpande eller avsätt lite tid var sjätte månad eller så för att ta bort ditt namn från alla listor du har lagts till.
- 02
Planera det
De flesta sorterar via post när de går in genom dörren efter jobbet och stannar ofta i mitten för att lägga undan sin kappa eller rikta sin uppmärksamhet på vad som är till middag. Motstå uppmaningen att hantera e-post tills du har tid och uppmärksamhet att ge till denna uppgift. Här är varför:
- Om du sorterar på väg in genom dörren är chansen att du inte är beredd att hantera din e-post vid den tiden. Du behöver rätt verktyg och uppmärksamhet för att bestämma hur du ska använda eller kasta varje bit.
- Rör aldrig vid ett papper mer än en gång om du inte behöver. Det är detta som gör pappershantering så utmattande: du måste läsa den varje gång! Vänta tills du är redo att hantera och kassera.
- 03
Använd rätt verktyg
Ha rätt verktyg till hands för att kasta, återvinna eller svara på din e-post. Detta inkluderar:
- Dokumentförstörare
- Återvinningstunna
- Arkivsystem och kalender
Ha inte din dokumentförstörare och papperskorgen i separata rum. De ska vara bredvid dig när du arbetar så att du kan vidta åtgärder direkt. På så sätt har du inte pappershögar som väntar på att återvinnas och strimlas över hela huset.
- 04
Upprätta ett system
Det finns tre slutspel för varje post:
- Vidta åtgärder med e-post som behöver uppmärksamhet nu eller så småningom. Bröd ner det i ytterligare kategorier som arkiv, svar, omedelbar åtgärd etc.
- Återvinn skräppost som inte har något värde för dig och ingen identifierande information om det utöver ditt namn
- Strimla en ny post som innehåller all identifierande information utöver ditt namn och adress. Detta skulle inkludera personnummer, födelsedatum, kreditkortserbjudanden och mer.
- 05
Fortsätt med det
Nu när du har ett system nere måste du hålla det uppe. Om du inte har tid varje dag att ägna dig åt att sortera din post, placera den i en inkorg på ditt skrivbord, nära din ingång eller i ett hörn på köksbänken. Planera att spendera tid en eller två gånger i veckan för att sortera varje post så att du inte missar något viktigt.
