Hur man organiserar ett hemarkivsystem i 7 steg?

Kampen är verkliga: Verkställande viktiga dokument och papper röran är gropar. Det är därför det är viktigt att skapa ett enkelt, genomförbart hemarkivsystem som du faktiskt kommer att använda - ett personligt arkivsystem fungerar bara om du följer med det!

Detta är ett helgprojekt. Börja inte med det på en veckodag efter en lång arbetsdag eller skola. Starta den här på en lördag eller söndag morgon beväpnad med en kopp kaffe eller te och en låt oss få det här gjort attityden.

Vad du kommer att behöva

• Arkivskåp eller arkivlåda
• Hängande filmappar
• Skrivbordsfilhållare
• Dokumentförstörare
• Återvinningstunna
• Mappar
• Etikettmakare eller penna

Samla alla dina papper på en och samma plats

Det första steget i att skapa ett hemarkivsystem är att korrigera alla dina filer och papper till samma utrymme så att du kan sortera, återvinna och strimla. Att ha allt på ett ställe har följande fördelar:

• Det kommer att hålla dig fokuserad på uppgiften. Om du har alla dina leveranser och alla dina papper på ett ställe har du verkligen ingen ursäkt för att gräva in.
• Du kommer att bli mer grundlig. Att göra ett svep av ditt hem på förhand betyder att du inte behöver upprepa uppgiften om några veckor från nu när du hittar en glömd pappersbunt i tvättstugan.

Det finns några ställen att leta efter papper förutom de uppenbara skrivbordslådorna, arkivskåp och posthög:

• Vardagsrummet: Papper tenderar att staplas upp i vardagsrummet när vi inte vet vad vi ska göra med dem.
• Väskor: Ryggsäckar, arbetsväskor, handväskor, gymväskor och resväskor har en tendens att samla papper.
• Köket: Pappershögar har ett sätt att hamna i köket. Detta beror på att köket ofta är den första platsen vi tar vägen när vi kommer hem.

Välj en bra plats där du kan skapa fem högar. Det kan vara köksbordet, sängen i rummet eller ditt skrivbord om det är tillräckligt stort. Golvet fungerar också.

Om du har så många papper kan dina högar välta, använd papperskorgar eller kartonger. Märk dem för att hålla dem åtskilda och för att undvika misstag som att av misstag slänga förra årets skattedeklarationer i papperskorgen.

Dela upp dina papper i fem kategorier

Fatta ett beslut om varje papper - nej att skjuta upp det och spara det till senare. Varje dokument kommer att delas in i en av dessa fem kategorier:

Handling

Dessa är de papper du behöver för att agera på och sedan kasta. Förväxla inte dessa med dokument som ingår i hushållskategorin. Hushållsdokument arkiveras permanent; åtgärdsfiler används en gång och sedan kasseras.

Exempel: inbjudningar, parkeringsbiljetter, mötepåminnelser, läxor och räkningar

Arkivera

Papper eller dokument du behöver hänga på, men du behöver inte referera mer än en eller två gånger om året.

Exempel: skattedeklarationer, journaler, akademiska register, bevis på att du har deltagit i jurytjänsten, handlingar, leasingavtal, garantier och kontrakt

Hushåll

Det här är papper du använder för att hålla ditt hus (och liv) igång.

Exempel: kuponger, recept, användarmanualer, kvitton för årets skatt och dokument för kommande resor

Återvinna

Handlingar och dokument som inte faller in i någon av kategorierna ovan och innehåller ingen personlig information.

Exempel: skräppost, kalkylblad från ett seminarium du inte längre är intresserad av, tidningar, tidskrifter, gamla läxor du inte behöver och använda kuvert

Strimla

Papper och dokument som inte faller inom de tre första kategorierna, men som innehåller personlig identifierande information.

Exempel: kreditkortserbjudanden, gamla kontoutdrag och räkningar

Ta bort och kassera dokument och filer du inte längre behöver

Din största hög blir återvinning. Återvinn dessa papper först - målet här är att minska antalet papper du har att göra med så snabbt som möjligt.

Strimla därefter de dokument som behöver förstöras - detta inkluderar allt som identifierar dig bortom ditt namn och din adress.

Nu när du har kastat skräpet är det dags att gå ner för att installera ett system som är:

• Lätt att använda så att du faktiskt kommer att använda den
• Flexibel nog för att tillgodose livsförändringar och nya projekt
• Förnuftigt organiserat, så när du behöver hitta något snabbt kan du hitta det

Skönheten här är att du kan bryta ner dessa kategorier ytterligare beroende på mängden papper som kommer in och ut från ditt hem eller kontor.

Ställ in en arkivfil för ditt hemarkivsystem

Det är ganska enkelt att bestämma vilka papper som går in i din arkivfil. Det här är de viktigaste artiklarna du äger. De är ett bevis på att du och din familj finns, betalar dina skatter, egna hem och bilar, examen från college, kan resa utanför ditt land med pass eller visum. Om du är företagare eller äger mer än en fastighet blir den här filen ännu större.

Grunderna att hålla i den här filen inkluderar:

• Skatteåterbäring
• Journaler
• Akademiska register
• Bevis på att du tjänade juryn
• Gärningar
• Hyresavtal
• Kontrakt
• Pass
• Socialförsäkringskort
• Anställningsregister
• Dopcertifikat
• Livförsäkring och pensionshandlingar

Förvara dessa papper i en brandsäker ruta, i märkta filmappar. Ditt personliga arkivsystem bör innehålla följande kategorier:

• Akademisk
• Bil
• Sysselsättning
• Finansiell
• Hälsa
• ID
• Försäkring
• Fastighet

Organisera dem alfabetiskt, men behåll ID-filen med ditt födelsebevis, pass, socialförsäkringskort och allt annat du använder ofta längst fram i filrutan.

Ordna en hushållsfil

Här är en bra tumregel för vad du ska lagra i din hushållsfil: Allt du kan behöva i framtiden, men behöver inte vidta åtgärder just nu och som inte hör hemma i din arkivfil.

I stället för en filruta eller papperskorg skapar du ett bindemedel med sektioner och sedan fickor för att lagra saker som kuponger och presentkort. Gör avsnitt för följande:

• Kuponger och kuponger
• Presentkort
• Väntande rabatter
• Kvitton för stora biljettartiklar som apparater eller möbler
• Belöningar och lojalitetskort
• Anteckningar och referensmaterial för kommande projekt du arbetar med
• Recept
• Kvitton för skatt
• Bil / hem / hyresgästförsäkringar

Ställ in en åtgärdsfil

Åtgärdsfilen är de papper du behöver för att vidta åtgärder och sedan kasta dem. Alla viktiga dokument som måste sparas permanent eller under en längre tid hör till din hushållsfil. Handlingsfiler är fysiska påminnelser om saker du behöver göra.

Använd en skrivbordsinkorg för att hålla dessa papper. Välj något roligt och färgstarkt så att du aldrig glömmer att lådan finns - och att föremålen inuti behöver åtgärdas! Du kan också använda den här rutan för att hantera e-post.

Här är exempel på vad du ska behålla i din åtgärdsfil:

• Inkommande mail
• Inbjudningar till kommande evenemang och eventuella svarskort som medföljer dem
• Räkningar att betala och sedan strimla eller återvinna
• Tillståndsglider för att underteckna
• Mötet påminnelser
• Kvitton för allt du nyligen har köpt om du bestämmer dig för att returnera
• Kvitton för allt du väntar på att få

Du kan dela upp den här filen i fler kategorier, men det är lättare att bara kasta allt i den här rutan och sedan gå igenom den en, två eller tre gånger i veckan. Vid den tidpunkten kan du återvinna eller strimla allt du inte längre behöver, arkivera allt som hör hemma i arkivet eller hushållsfilerna och vidta åtgärder för allt som behöver besvaras. Målet är att hålla den här filen så liten som möjligt.

Tricket är att du måste gå igenom den här filen minst en gång i veckan, helst oftare. Vi rekommenderar att du lägger till den här uppgiften i din personliga veckovis organisationsrutin för att hjälpa dig att hålla fast.