Hur länge ska du förvara dokument och vad ska du strimla?

Pappershögar är svårt och att hantera ett hemarkivsystem kan vara ett drag. Du måste dock hänga på några dokument eftersom du aldrig vet när du behöver dem.

Hur länge behöver du behålla dina skatter, kvitton, kontoutdrag och andra viktiga dokument? Varje typ av dokument är olika så att du vill vara säker på att ha alla dina pappersarbete tillräckligt länge innan du avfyrar dokumentförstöraren, även om du tror att du är klar med dem.

Underhålla ett fungerande hemarkivsystem

En nyckel till att skapa ett fungerande hemarkivsystem är att börja skära ner den mängd papper du får. Det kan verkligen minska mängden papper du måste strimla eller arkivera. Detta innebär att bli av med skräppost, registrera dig för e-räkningar och inte acceptera flygblad, kuponger du aldrig kommer att använda, kataloger du aldrig kommer att läsa eller andra efemera som du känner att du behöver hänga på när du vet att du verkligen inte 't.

Om du låter detta förskjutningssteg komma ur hand, kan du verkligen börja kämpa med pappersrörelse. Det kan till och med komma till den punkt där du känner att du hamnar på den. I dessa fall kan det vara till stor hjälp att kontakta en professionell som kan vägleda dig genom decluttering.

Det andra steget är att se till att du har ett bra posthanteringssystem på plats. Ju effektivare du hanterar posten när den kommer in, desto mindre ofta måste du göra en stor session med arkivering, strimling och återvinning.

Ställ in ett elektroniskt system

Att bli av med din pappersarkivering genom att ställa in ett elektroniskt arkivsystem sparar utrymme och rensar papper. Numera är ett elektroniskt arkivsystem mycket vettigt eftersom det är lättare än någonsin.

För att komma igång behöver du en skanner och en plats för att lagra dina filer: ett mappsystem på en dator och en säkerhetskopia i molnet, samt en extern hårddisk. Ju fler säkerhetskopior du har - hemma och utanför anläggningen - desto mer förberedd blir du att dike pappershögen utan att oroa dig för att förlora något viktigt.

Ställ in allmänna mappar för olika typer av dokument (t.ex. hushåll, skatter, bil, födelsebevis etc.) Du behöver inte bli för exakt med att lagra dokumenten eftersom elektroniska arkivsystem är sökbara.

Skanna sedan varje dokument och lagra det i en mapp enligt innehållet. Var noga med att ge var och en ett unikt filnamn för att beskriva det så att det snabbt kan hittas via din dators sökfunktion. Att lägga till datumet i slutet av filnamnet kan också hjälpa dig att skilja samma typ av dokument från olika tidsperioder. Till exempel, snarare än att ringa din elräkning utilitystatement.pdf, namnge den utilitystatement-Feb2019.pdf.

Det finns också ett antal appar tillgängliga som kan hjälpa dig att snabbt spela in och lagra en mängd olika dokument. Många kan hanteras via din smartphone eller surfplatta, så att du kan bli av med pappersarbete (särskilt kvitton) när du inte är nära din hemdator.

Förvara kopior

För dina viktigaste dokument rekommenderar experter att du håller flera exemplar. Det kan innebära att du håller en kopia i din molnlagring och en annan på en hårddisk. Det kan också innebära att du håller en kopia i din elektroniska arkivering och en papperskopia i ett brandsäkert värdeskåp.

Dokument att lagra för alltid

Ett antal dokument bör lagras för alltid. Dessa är de viktigaste som du kan behöva när som helst i framtiden av olika skäl. Att säkerställa att de förvaras på ett säkert ställe och att en kopia är säker sparar mycket tid när de behövs.

• Akademiska register: examensbevis, transkriptioner och alla portföljarbeten som kan användas i framtiden när de söker jobb.
• Antagande papper
• Dopcertifikat
• Födelsebevis
• Dödsintyg: Kan behövas för skatteändamål.
• Körkort
• Anställningsregister: Eventuella klausuler, avtal, disciplinärenden och prestationsgranskningar.
• Äktenskapsintyg
• Journaler
• Militära register
• Pass
• Pensions- och pensionsregister
• Socialförsäkringskort
• Testamenten

Dokument att lagra under en viss tidsperiod

Föreställ dig att ha en livstid med kontoutdrag och räkningar staplade på ditt skrivbord. Efter bara ett decennium skulle den stacken sannolikt vara upprörande stor. Det finns många typer av dokument - mestadels ekonomiska - som du bör förvara under en viss tid, men inte behöver lagra för alltid. Du kan behöva referera till dem varje månad eller varje vecka ett tag, sedan blir de bara ett annat papper som ligger och skapar röran.

Den knepiga delen är att veta när du kan bli av med dessa typer av poster. Det finns inget bra svar för allt, men rekommenderade riktlinjer baserat på vad det är:

• Kontoutdrag: En månad
• Räkningar: Ett år för skatter eller garantier. alla andra räkningar bör strimlas så snart de har betalats.
• Kreditkortsräkningar: Strimlas omedelbart när de betalas.
• Kvitton för hushållsförbättring: Behåll tills hemmet säljs.
• Investeringsregister: Sju år efter att du har stängt kontot eller sålt säkerheten.
• Hyresavtal: Behåll tills du har flyttat ut och fått tillbaka din insättning från hyresvärden.
• Lönecheckar och lönestubbar: Ett år, eller tills du har fått ditt W-2-uttalande för det skatteåret.
• Försäljningskvitton: Behåll under hela garantiperioden för större inköp som apparater och elektronik. För saker som mat och kläder, behåll bara kvittot tills du vet att det inte kommer att behövas för att returnera varor.
• Skattehandlingar: Sju år, inklusive din arkivering och alla medföljande dokument som W-2 och kvitton.
• Fordonsregister: Förvara tills båten, bilen eller motorcykeln säljs.

Hur bli av med dokument

Strimling av dokument är det viktigaste sättet att skydda dig mot identitetsstöld. Som en allmän regel finns det vissa dokument som absolut bör strimlas. Detta inkluderar allt som har kontonummer, födelsedatum, flicknamn, lösenord och PIN-koder, signaturer och personnummer.

Om dokument fortfarande är "aktiva" måste du hålla kvar dem för referens. Placera dem i ditt hemarkivsystem efter ämne. Strimla dem först när de inte längre används.

Vilka dokument som ska rivas

När du är klar med dessa dokument och inte längre behöver dem kan du gärna strimla dem:

• ATM-kvitton
• kontoutdrag
• Kopior av födelsebevis
• Avbrutna och ogiltiga kontroller
• Kreditkortsräkningar
• Kreditrapporter
• Körkort (upphört)
• Anställningsdokument som har någon identifierande information
• Förfallna pass och visum
• Investeringskontonummer
• Juridiska dokument
• Investerings, lager- och fastighetstransaktioner
• Objekt med en underskrift (hyresavtal, kontrakt, brev etc.)
• Bagage taggar
• Medicinska och tandvårdsposter
• Papper med personnummer
• Lösenord eller PIN-nummer
• Lönestubbar
• För godkända kreditkortsansökningar
• Kvitton med kontrollkontonummer, kreditkortsnummer eller annan identifierande information
• Skatteformulär
• Avskrifter med identifierande information
• Resplaner
• Begagnade flygbiljetter
• Räkningar (telefon, gas, el, vatten, kabel-TV, internet, etc.)

Allt annat - som pappersarbete - du kan bara återvinna. Se till att ha ett flexibelt arkivsystem inställt så att du kan hålla dessa dokument i schack. Det är också en bra idé att vana dig att regelbundet gå igenom dina lagrade dokument. Försök att göra detta när du betalar räkningar, lämnar in dina skatter eller tar hand om en liknande återkommande uppgift så att du inte glömmer och ditt pappersarbete går ur hand.