Checklista över saker att göra när du flyttar ett företag

Att förbereda sig för att flytta ett kontor eller företag kan vara mycket mer komplicerat än att flytta ett hushåll. Förberedelser är nyckeln och det är viktigt att se till att allt på din lista är komplett. Använd den här snabba checklistan som en guide för att hålla ditt företag på rätt spår.

Bestäm en tidsram och schema

Att bestämma din tidsram bör vara det första du gör. Ställ in datumet då alla saker måste vara utanför kontorsutrymmet, vilket är ditt sista utflyttningsdatum. Du kommer antagligen behöva några dagar för att faktiskt flytta ut, beroende på hur mycket du måste flytta. Arbeta bakåt från utflyttningsdatumet och gör en lista över alla saker du behöver göra innan lastbilarna anländer.

Tilldela uppgifter och inrätta en flyttkommitté om det behövs

Det är en bra idé att involvera personal tidigt i flytten. En flyttkommitté kan inte bara hjälpa dig att organisera och planera flytten utan också underlätta övergången för resten av personalen. Låt kommittén granska alla uppgifter och tilldela roller efter behov. När flytten går framåt måste du antagligen lägga till uppgifter i listan och se till att tilldela uppgifter, det finns också för mycket att göra allt själv.

Ställ in en intern och extern kommunikationsplan

En intern kommunikationsplan säkerställer att de anställda hålls informerade om de rörliga planerna medan en extern plan håller dina kunder och leverantörer uppdaterade om dina affärsaktiviteter under flytten så att du kan hålla ditt företag i drift under övergången.

Hyra flyttare

Som alla drag tar det tid att anställa bra flyttare och bör vara en av de första uppgifterna på din lista. Låt en anställd utveckla en lista med minst fem flyttföretag och se till att du undersöker dem noggrant innan du anställer. Bestäm budgeten, få offert och jämför tjänster mellan flyttföretag för att bestämma vilken du ska hyra.

Hyra professionella förpackare

Om din rörliga budget kan stödja anställning av professionella förpackare, gör det. Detta sparar dig och dina anställda från att behöva packa upp områden på kontoret som är vanliga och ofta de svåraste platserna att packa och flytta. Anställda kan bli ombedda att packa sina skrivbord eller kontor eftersom det också ger personal möjlighet att städa upp sina utrymmen och bli av med saker som de inte behöver flytta.

Skapa en ny kontorsplan och layout

Det är här din flyttkommitté kommer att vara till stor hjälp. Det är alltid svårt att flytta in i ett nytt utrymme, men när du måste ta reda på var allt och alla går tar det mycket tid. Se till att du vet var varje möbel kommer att placeras och varje anställd kommer att sitta. Ju mer detaljerad planen är, desto bättre.

Prata med dina nuvarande leverantörer

Att flytta ett företag kan innebära att du byter tjänsteleverantör. Kontrollera dina kontrakt och bestäm sedan om du ska stanna hos dina nuvarande leverantörer eller om du ska titta på byte. Du måste bestämma vad det nya utrymmet kommer att kräva när det gäller telefonlinjer och nätverksinfrastruktur. Prata med din nya hyresvärden och leverantörer för att säkerställa att du vet vad det nya utrymmet behöver så att det inte finns ett gap i tjänsten. För all utrustning som du hyr, kontakta återförsäljaren för att meddela dem om flytten och hur man bäst kan få utrustningen till den nya platsen.

Håll anställda uppdaterade och informerade

Ett drag kan vara svårt för anställda. Det kan betyda en förändring i hur de pendlar och om deras pendling nu är längre än före flytten. Om du flyttar till ett mindre utrymme måste personalen veta hur kontor kommer att tilldelas och hur deras nya utrymme kommer att se ut. Anställda ska informeras vid varje steg i processen. Försök att hålla ett rörligt schema på anslagstavlan i köket eller annat gemensamt utrymme så att människor kan se hur det går och vad som förväntas av dem som anställda.