Hur planerar och organiserar jag ett kontors- eller företagsflytt?

Att flytta ditt företag till ett nytt kontor är en process i flera steg som kräver noggrann planering och flera förberedelsesteg. Som med alla större projekt är det bäst att dela upp arbetsbelastningen och tilldela specifika uppgifter till olika anställda. Att starta processen tidigt och upprätthålla öppen och frekvent kommunikation är nycklarna till ett framgångsrikt och mindre stressande drag.

Skapa en tidslinje

Skapa en tidslinje som innehåller alla väsentliga steg i ditt drag. För att säkerställa att schemat är genomförbart, diskutera planen med alla teammedlemmar som är involverade i flytten. Var realistisk om hur mycket tid du behöver. Ett litet kontor kan behöva minst tre månader för att förbereda sig, medan ett medelstort kontor kan behöva planera i sex till åtta månader eller mer. I vilket fall som helst är nyckeln att börja så tidigt som möjligt.

Designa det nya utrymmet

Nästa steg är att samla all tillgänglig information om det nya utrymmet. Försök att få ritningar eller en golvlayout så att du kan identifiera viktiga komponenter, såsom eluttag och lagringsutrymme, och börja designa den nya kontorslayouten. Det är också en bra idé att ha en allmän plan för ditt nuvarande utrymme så att du kan jämföra de två. Om det finns områden på det nuvarande kontoret som inte fungerar, identifiera dem nu så att samma problem kan undvikas i ditt nya utrymme.

Gör dessutom en lista över potentiella problem med det nya utrymmet, till exempel ett mindre mottagningsområde eller mindre lagringskapacitet, eller kanske ett större öppet utrymme som kräver fler bås eller tillfälliga väggar. Det kan vara nödvändigt att anställa snickare, målare, elektriker, systeminstallatörer eller andra yrkesverksamma för att bygga väggar, lägga till ledningar eller göra kosmetiska ändringar innan du flyttar in.

Bygg ditt flyttande team

För medelstora till stora kontor kan du utse någon (eller be om volontärer) från varje avdelning eller division för att samordna deras specifika område. Detta kan tilldelas avdelningschefen eller chefen som sedan kan se till att varje anställd tar ansvar för att packa sitt skrivbord, filer och personliga saker. För mindre kontor kan du vara ensam. Om så är fallet, identifiera några viktiga personer som kanske kan hjälpa till med att samordna flytten.

Ditt team kan också hjälpa till att identifiera aktuella problem med det gamla rummet och hitta möjliga lösningar för det nya kontoret. Detta är ett utmärkt sätt att införliva andra synpunkter och uppnå enighet på resande fot, särskilt om vissa anställda inte stöder förändringen.

Genomföra regelbundna möten

I ditt schema, sätt regelbundna möten för att diskutera flytten och dess framsteg med alla anställda. Det är viktigt att hålla alla informerade och att ta sig tid att ta itu med anställdens oro och kommentarer. Att flytta är stressande för alla inblandade och kan vara mer stressande om beslut inte kommuniceras tillräckligt.

Bestäm din budget

Om du har tilldelat ett specifikt budgetbelopp för din flytt är det viktigt att identifiera kostnader innan du anställer flyttare eller till och med innan du packar in den första rutan.

Tilldela uppgifter

Låt ditt flyttande team skapa en lista över uppgifter som måste slutföras under veckorna innan du flyttar och se till att viktiga uppgifter läggs till i tidslinjen / schemat. Fråga varje avdelningschef eller handledare vad som krävs från deras område, vilket kan inkludera specialtjänstleverantörer, såsom installatörer av telefonlinjer eller specialister på datanätverk. Se också till att gemensamma utrymmen är täckta, såsom receptionen, lobbyn och förvaringsutrymmena.

Hyra flyttarna

Att anställa flyttare är en av de mest kritiska uppgifterna för att flytta ett företag, och det finns flyttföretag som är specialiserade på kontor. Som alla hushållsflyttningar är det viktigt att se till att företaget är pålitligt och att du får den bästa servicen för kostnaden. Gör din forskning, ställ rätt frågor och låt företaget komma till ditt kontor för att bedöma ditt drag.

Denna uppgift kan tilldelas en person eller grupp eller till några olika personer, var och en ringer specifika företag och jämför sedan anteckningar. I vilket fall som helst, börja tidigt för att se till att du får det bästa priset och passar dina behov.

Skapa en kontaktlista

En kontaktlista hjälper till att säkerställa att alla du gör affärer med, inklusive leverantörer och kunder, vet att du flyttar. Det är en bra idé att tilldela denna uppgift till en person att övervaka för att förhindra att kontakter faller igenom sprickorna. Att meddela kunder och kunder kräver specifik kommunikation om din nya plats och hur verksamheten kommer att fungera under flytten. Sådan information är viktig för att säkerställa att dina kunder inte går någon annanstans för dina tjänster.