Hur kommunicerar jag till personalen när du flyttar till ett kontor eller företag?

De flesta organisationer som har mer än en handfull människor behöver ha en stark kommunikationsstrategi för både intern och extern kommunikation. Oavsett om det är meddelanden om policyförändringar, dagliga förfaranden eller något under solen, anställda behöver veta om viktiga saker.

Detta inkluderar också att utveckla en plan för en kontorsflyttning och att utveckla en flyttlista.

Även om du kanske tror att det finns så många steg för att planera i ett kontorsflytt att du inte har tid att ens överväga kommunikation, måste du verkligen ta en dag eller två för att skapa en fast strategi som håller både anställda och dina kunder medvetna. av de kommande förändringarna.

Ganska viktigt är att du vill hålla dina anställda direkt engagerade i flytten eftersom de sannolikt kommer att drabbas mest av flytten.

Viktiga interna meddelanden

De viktigaste meddelandena bör omfatta tidpunkt, förpackning, kontorsstängning, ny kontorslayout och detaljer om den nya platsen.

• Tidslinje: Se till att du listar alla viktiga steg i flytten så att alla vet vad de kan förvänta sig och när.
• Förpackningsinstruktioner: Ge personalen instruktioner om hur man packar sina kontor eller skåp för flytten. Detta bör innehålla var man kan få förpackningsmaterial, vad de ansvarar för förpackning och tidsfrister.
• Avancerat meddelande om kontorsstängningar: Under flytten kan du behöva stänga kontoret för att möjliggöra slutförpackning och flyttning av kontorsutrustning och möbler. Se till att din personal är medveten om dessa datum och om och hur verksamheten kommer att fortsätta under flytten och hur detta kommer att påverka deras arbetsschema och arbetsbelastning.
• Ny kontorsplan: Personalen vill veta tidigt hur det nya utrymmet kommer att se ut och hur kontoren kommer att inrättas. Kommer de fortfarande att ha sitt eget utrymme eller kommer de nu att vara i ett skåp eller en öppen planlösning? Se till att du skapar ett sätt att informera personal om hur deras arbetsyta kan förändras.
• Den nya platsen, parkering och pendlingsalternativ: Ge personalen all information de behöver om den nya platsen så att de kan förbereda transport till det nya utrymmet.

Sätt att kommunicera mål till personalen

Hur du levererar meddelandet bör bestämmas av vilken typ av meddelande det är. Till exempel kan tidslinjen enkelt levereras via ditt företags intranät; Kontorsstängningar kan bäst presenteras vid ett personalmöte för att säkerställa att frågor kan ställas och besvaras.

• Intranät: För de företag eller organisationer som har ett intranät är detta vanligtvis den bästa plattformen för de flesta meddelanden. Det gör det enkelt att uppdatera filer och information som kan nå alla anställda.
• Personliga möten: Oavsett vad budskapet är, är personalmöten ett bra ställe att göra meddelanden och ge personalen chansen att ha en fullständig diskussion. Du kan också använda mötetid för att granska hur informationen kommer att kommuniceras så att personalen vet att de kommer att hållas informerade.
• E-post: Även om e-post är enkelt är det inte alltid det bästa sättet att vidarebefordra information. Du vill inte skicka ut så många e-postmeddelanden att människor inte kan hitta informationen när de behöver den. Om du använder e-post, se till att du bara använder den för att låta folk veta var de kan få informationen.
• Vanliga mappar: Om du inte har ett intranät skapar du en gemensam mapp på en nätverksenhet som alla kan komma åt.
• Anslagstavla: Du kan använda ett fysiskt utrymme för att skicka information. Människor kan kontrollera det ofta, och det ger också en plats där människor kan samlas och diskutera sina bekymmer.