Vem ska meddelas när man flyttar ett kontor eller företag?

Att flytta kontor är komplicerat. Med så många saker att göra är det lätt att förbise mindre, men ändå vitala uppgifter. För att hålla ditt kontor på rätt spår, se till att du har en checklista med viktiga uppgifter för att hjälpa ditt kontor att flytta och använd följande checklistguide som säkerställer att inget lämnas ångrat.

Kunder och kunder

Det är en bra idé att låta din kundbas veta om flytten först, helst minst en månad innan flytten ska ske. Ge information om den nya platsen, antingen genom att skicka ut ett formellt brev eller ett e-postmeddelande med en karta bifogad eller bifogad till alla i din företagsdatabas. Eller, när det gäller en butik, placera en karta och anmälningsskylt på ytterdörren och ge en liten flygblad med varje köp. Lägg upp informationen på din webbsida med anvisningar som är enkla att följa och alla uppgifter som gör att dina kunder kommer tillbaka - detta kan inkludera en "flytt-in" -försäljning eller en officiell öppningsfest.

Du bör också meddela dina kunder om du kommer att stänga alls under flytten eller minska dina timmar - detta kommer att vara ett viktigt meddelande för att säkerställa att kunder inte är frustrerade om din dörr är låst. Att veta i förväg när du är öppen för affärer kommer att spara många telefonsamtal från dina kunder och hindra dem från att gå till din konkurrent för service. Med andra ord, låt dina kunder veta din plan för att betjäna dem under övergången.

Tjänsteleverantörer, leverantörer och myndigheter

Meddela tjänster och leverantörer som ditt företag använder regelbundet. Det kan inkludera ett skrivarföretag, kurir, kontorsvaruaffär eller internetleverantör.

Banker och försäkringar

Banker kommer att behöva anmälas tidigt - du måste ändra adressen på företagscheckar och sedan skriva ut checkarna och meddela kreditkortsföretagen och andra finansinstitut eller tjänsteleverantörer. Du kan bestämma att ditt företag skulle dra nytta av att överföra företagskonton från en bank till en annan eller från en filial till en annan, prata med din bankrepresentant om tjänster som finns tillgängliga på den nya platsen / grannskapet.

Försäkringsbolag måste också meddelas tidigt. De kommer att behöva bedöma det nya utrymmet och ge dig en ny uppskattning, om tillämpligt. Det här är en bra tid att prata med ditt försäkringsbolag om flyttningsförsäkring och vad du behöver för att ditt kontor ska skyddas.

Ändra inkommande telefonmeddelanden

Tillsammans med uppdatering av företagsinformation och marknadsföringsmaterial finns det andra sätt som du kan se till att allmänheten får veta om den kommande flytten. Lägg till en avisering till telefonsvararen / röstbrevlådan som anger datumet för flytten, vart du flyttar och hur detta kan påverka tjänsten. Var noga med att tillhandahålla kontaktinformation för de kunder som kan ha specifika problem.

Låt anställda också ändra sin direkta röstbrevlåda med information om resan och den nya adressen. Återigen är det ett enkelt sätt att påminna kontakter om flytten och informera dem som inte finns i kontaktdatabasen om förändringen.

Ändra din signaturrad

Att lägga till ett meddelande i e-postsignaturraden för alla anställda säkerställer att varje e-post som skickas ut kommer att påminna mottagaren om det kommande flyttet. Detta är ett utmärkt sätt att nå individer som inte finns i företagskontaktlistan.

Stämpla utgående korrespondens

Köp en röd stämpel som säger "Notera ny adress" - dessa stämplar kan vanligtvis köpas i en kontorsvaruaffär. Stämpla uppdaterade brevhuvud för att säkerställa att mottagarna är medvetna om adressändringen. Observera att detta anmälningssteg kanske inte är tillämpligt förrän flytten är klar.

Telefon

Detta borde vara det första verktyget du kontaktar om din flytt - du vill se till att ditt företag förblir öppet under flytten eller att det finns så lite störning som möjligt. Låt telefonföretaget veta när flytten är och be om att telefoner ska installeras och vara redo att användas på den nya platsen dagen före ditt inflyttningsdatum. Detta säkerställer att systemet är igång den första dagen på den nya platsen.

Be företaget att ställa in ett vidarekopplingssystem som gäller dagen du flyttar. Om ditt företag ändrar telefonnummer, begär sedan att en rådgivning läggs till i ditt gamla nummer så att de som ringer kan få information om telefonnummerändringen. När du har flyttat är det en bra idé att ringa ditt gamla nummer för att säkerställa att tjänsten är på plats. Se också till att ditt nya företagsnummer och adress uppdateras i nästa telefonbok och katalog.

Postkontor, e-post och sociala medier

Meddela postkontoret om din flytt och ordna att posten vidarebefordras några månader efter flytten. Som tidigare nämnts, lägg till ett meddelande om flytt till anställdens signaturrader före flytten och följ också flytten; efter flyttning ska signaturen be mottagaren att notera adressändring och kontaktinformation. Vanliga kurirföretag som hämtar och lämnar paket på ditt kontor bör också meddelas om adressändringen och eventuella ändringar av tjänsterna.